eNadawca dla Subiekt nexo

Program eNadawca dla Subiekt nexo pozwala w prosty sposób wykorzystać dane z systemu sprzedaży Subiekt nexo do wygenerowania przesyłek bezpośrednio w serwisie Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej dostępnego pod adresem https://e-nadawca.poczta-polska.pl/.

Program eNadawca dla Subiekt nexo pozwala na wykorzystanie danych adresowych z dokumentów sprzedaży generowanych z poziomu Subiekta nexo (FS - faktury sprzedaży, PA - paragony, WZ - wydanie zewnętrzne, ZK - zamówienie od klienta) do tworzenia listy przesylek bezpośrednio w serwisie Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej. W ten sposób unikniemy pracochłonnego kopiowania danych pomiędzy tymi programami. Funkcjonalność programu docenią przede wszystkim Ci użytkownicy, którzy realizują dużo przesyłek do różnych klientów (gdy powtarzalność sprzedaży do tego samego kontrahenta jest na niskim poziomie). Dodatkowa zaleta z korzystania z tego programu jest taka, iż jego zastosowanie nie wymaga dodatkowej licencji na stanowisko Subiekta nexo na komputerze gdzie będą generowane listy przewozowe. Taka licencja byłaby z kolei niezbędna przy 'ręcznym' kopiowaniu danych pomiędzy Subiektem nexo a systemem Elektronicznego Nadawcy. W przenoszeniu danych wykorzystywana jest usługa webservice Elektronicznego Nadawcy, co znacznie upraszcza i przyspiesza generowanie przesyłek.

Jak to działa?

Program odczytuje z bazy Subiekta nexo podstawowe dane dotyczące istniejących już dokumentów sprzedaży. Wyświetlanie tych dokumentów można filtrować poprzez odpowiedni wybór wartości następujący pól na zakładce Na podstawie dokumentów:

- pole Typ dokumentu - pozwala na jednoczesne wybranie tylko jednego z dopuszczalnych typów dokumentów: FS - faktury sprzedaży, PA - paragony, WZ - wydania zewnętrzne, ZK - zamówienie od klienta (wykorzystywane często również do generowania faktur proforma)

- pole Magazyn - pozwala na wyświetlenie dokumentów wystawionych jedynie dla wskazanego magazynu

- pole Data wystawienia - pozwalające na ograniczenie wyświetlanych dokumentów wg dostępnych kategorii czasowych (do wyboru: dzisiaj, wczoraj, ostatnie 7 dni, ostatnie 14 dni, ostatnie 30 dni, ostatnie 90 dni)

Dokumenty z Subiekta nexo o wybranym typie i mieszczące się w wybranym przedziale czasowym oraz spełniającym pozostałe opcje filtrowania wyświetlane są w formie listy zawierającej numer dokumentu, nazwę firmy oraz wartość danego dokumentu w celu ułatwienia wyboru właściwego dokumentu na podstawie którego będzie generowana przesyłka.

Z widocznej listy wystarczy wybrać właściwy dokument i podwójnie kliknąć na linii go reprezentującej, aby przejść do okna definiowania przesyłki.

W tym oknie mamy możliwość wyboru rodzaju adresu: podstawowego, do wysyłki, korespondencyjnego kontrahenta lub adresu odbiorcy (jeżeli taki został wskazany dla wybranego dokumentu) oraz ewentualnego dokonania korekty danych adresowych (np. skrócenie nazwy firmy, dopisanie w polu nazwa imienia i nazwiska osoby do której przesyłka ma być skierowana, uzupełnienie numeru telefonu, czy adresu email.

Formularz zawiera ponadto dane pozwalające określić dodatkowe parametry przesyłki, zależne od wybranego typu przesyłki. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól wystarczy wybrać przycisk OK, a program eNadawca dla Subiekt nexo przekaże dane bezpośredni do serwisu Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej. W zależności od ustawień pracy programu oraz ustawień w serwisie EN - może nastąpić automatyczne pobranie wydruków dla wygenerowanej przesyłki. Pobierane wydruki są dostępne w postaci plików PDF, które można następnie wydrukować na wybranej drukarce (format wydruku dokumentów wysyłkowych dla poszczególnych rodzajów przesyłek jest ustalany z poziomu serwisu EN). Poniżej pokazany jest przykładowy wydruk etykiety w formacie 100 x 170 mm dla przesyłki pocztex kurier 48 (dawniej przesyłka biznesowa) z usługą pobrania.

Po zakończeniu definiowania wszystkich przesyłek jakie są do przekazania do urzędu pocztowego należy zamknąć zbiór utworzonych przesyłek i przekazać do właściwego urzędu korzystając z opcji dostępnych w serwisie EN. Za pośrednictwem tego serwisu jest możliwe również edytowanie danych przesyłek, generowanie ponownych wydruków, czy kasowanie omyłkowo wygenerowanych przesyłek.

Przygotowanie do pracy

Do prawidłowej pracy z programem po jego zainstalowaniu na komputerze, niezbędne jest ustawienie kilku parametrów dostępnych po wybraniu przycisku Ustawienia. Przede wszystkim są to dane nadawcy, które będą wykorzystywane do generowania przesyłek. Bardzo ważnymi parametrami są dane logowania do serwisu / witryny Elektronicznego Nadawcy ponieważ są one każdorazowo wykorzystywane przez usługę webservice do komunikacji. Taka komunikacja ma miejsce m.in. przy każdym przekazywaniu danych o kolejnej przesyłce, ale także przy każdym uruchomieniu programu, kiedy następuje strawdzenie daty ważności aktualnego hasła (informacja o dacie pojawia się na górnej belce modułu). Zmianę hasła wymuszaną przez serwis Elentronicznego Nadawcy wykonujemy przez witrynę EN, a następnie nowe hasło wprowadzamy w oknie Ustawień i poprawność wprowadzonych danych weryfikujemy poprzez kliknięcie przycisku Sprawdź parametry logowania do serwisu e-Nadawca.

W ramach ustawień możemy też zdecydować o domyślnych parametrach pracy programu. Możemy zdefiniować domyślny typ przesyłki, jej wagę oraz gabaryt.

Możemy też ustawić aby program przy pobieraniu danych korzystał z krótkiej nazwy kontrahenta zapisanej w kartotece kontrahenta zamiast standardowo pobieranej pełnej nazwy (opcja Użyj krótkiej nazwy kontrahenta). Możemy też wyłączyć sprawdzanie poprawności wprowadzenia wagi - przy wyłączonej opcje Akceptuj wagę = 0 program będzie sprawdzał czy została podana waga różna od 0.

Włączenie opcji Pobierz i otwórz wydruk etykiety spowoduje (po każdorazowym przekazaniu danych o przesyłce) automatyczne pobranie wydruków w postaci pliku PDF i ten plik zostanie otwarty w domyślnym programie obsługującym ten format pliku na danym komputerze w celu jego wydrukowania na wybranej drukarce.  Format wydruku dla danego typu przesyłki jest definiowany z poziomu serwisu EN.

Ostatnia opcja Kopiuj nr przesyłki do bufona klawiatury pozwala na szybkie udostępnienie numeru wygenerowanej przesyłki poprzez pamięć podręczną w celu jej przekazania do odbiorcy przesyłki - np. wklejenie do wiadomości email wysyłanej do odbiorcy, wklejenie w oknie komunikatora, zapisania w Subiekcie nexo polu Uwagi dokumentu na podstawie którego przesyłka została wygenerowana, czy zapisania w innej aplikacji zgodnie z potrzebami użytkownika modułu. Numer przesyłki jest dostępny poprzez komendę Wklej z menu podręcznego lub prościej poprzez skrót Ctrl+V znany w większości popularnych aplikacji.

Kolejna opcja to Zapisz nr przesyłki w polu Uwagi powoduje dopisanie numeru wygenerowanej przesyłki do pola Uwagi dokumentu dla którego przesyłka została wygenerowania - widać to na poniższym widoku dokumentu w Subiekt nexo.

Uwaga! W zapleczu e-Nadawcy trzeba włączyć zaznaczoną poniżej opcję, aby przesyłki wygenerowane z pomocą modułu eNadawca dla Subiekt nexo były widoczne w sekcji Przygotowane.

Wersja testowa

W celu zapoznania się w praktyce z możliwościami programu należy pobrać ze strony wersję instalacyjną programu. Po jej zainstalowaniu na komputerze, przy pierwszym uruchomieniu pojawi się okno aktywacji, w które należy wprowadzić i zatwierdzić dane identyfikujące daną instalację Subiekta nexo (nazwa serwera, nazwę bazy danych, identyfikator użytkownika i hasło) oraz adres email.

Po wypełnieniu tych pól – aktywny stanie się przycisk Aktywuj wersję próbną, który pozwoli na uaktywnienie programu do pracy w trybie wersji próbnej, która umożliwi wygenerowanie 50 przesyłek i przekazanie ich danych do serwisu Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej. W trybie próbnym po każdorazowym wygenerowaniu kolejnej przesyłki program będzie informował o ilości przesyłek jakie jeszcze mogą być wygenerowane w tym trybie. W przypadku korzystania z wersji testowej, po wyczerpaniu limitu testowych przesyłek, ponownie pojawi się okno aktywacji, gdzie należy skorzystać z przycisku Zamów klucz do wersji pełnej, aby zamówić klucz do pełnej wersji programu.

Na podstawie danych otrzymanych w zamówieniu wygenerujemy właściwy kod aktywacyjny dla wersji komercyjnej, który należy wprowadzić w oknie aktywacji (bez konieczności ponownej instalacji programu). Kod aktywacyjny zostanie wysłany niezwłocznie po opłaceniu zamówienia na podstawie wystawionej faktury proforma.

Na zakończenie

Program eNadawca dla Subiekt nexo realizuje jedynie połączenie do przekazania danych z bazy danych Subiekta nexo do systemu Elektronicznego Nadawcy z wykorzystaniem usługi webservice. Wszelkie modyfikacje wygenerowanych listów, czy ich kasowanie jest możliwe wyłącznie z poziomu witryny Elektronicznego Nadawcy. Wersja instalacyjna jest generowana i dostarczana wyłącznie w wersji elektronicznej (wysyłka mailem lub plik do pobrania z serwera).

Istnieje możliwość opracowania rozwiązania pod potrzeby klienta – zapraszamy o kierowanie zapytań na numer telefonu lub adres email podany poniżej w sekcji Pomoc Techniczna.

Pomoc techniczna

Jest oferowana: - telefonicznie pod numerem 793 952200 w dni robocze w godz 11:00-16:00 - drogą mailową na adres biuro@subiektywnedodatki.pl